库存盘点基本知识及人员配置问题

2009-06-20 来源：广东连锁经营协会 作者：张淦盛

在零售业，存货盘点是必须的，是一项日常工作，一般来讲必须做到“日清月结”。广东省连锁经营协会适时推出第三方盘点（3IC）服务，借鉴国外成熟的盘点流程，从我省目前零售业存货管理的实际发展情况出发，调整流程并自主研发出盘点管理信息系统，以信息自动化为主要手段，提供更为客观、高效、准确的专业盘点服务。随着盘点试点工作的逐步开展和推进，第三方盘点项目软硬件基础逐步完善。本刊邀请第三方盘点项目主要负责人对科学盘点知识作系列介绍，期望对零售商有所裨益。

盘点的概念

盘点，在大多数人看来，是一件很容易理解的事情，就是定期或不定期的清点所有权属于公司的存货，以确定存货状况、数量、储存点等，验证账面是否准确，如有异常则予以调整以使帐料相符，掌握该期间内的实际损耗。

门店盘点工作结束后，还要对盘点结果进行计算。计算公式为：

周期损耗率=（帐面存货-盘点实际存货）/盘点周期的总销售金额×100%

帐面存货=上一周期盘点存货+ 盘点周期的采购成本-分店转货成本-盘点周期的销售成本

公式解释：

1.盘点的金额是以成本的价格为基础进行计算的。

2.盘点的实际存货=Σ单品盘点数×单品成本价格。

3.转出本店的，成本为“减”，转入本店的，成本为“加”。

4.盘点周期的总销售金额与存货成本必须同时是不含税或同时含税的金额。

盘点的分类

年终（中）盘点或季度大盘点。根据相关的规定，定期举行大规模、全面性的盘点工作，一般每年年终应该实施全面的盘点。（第三方盘点主要盘点方式，也称实地盘点）

循环盘点。为了确保商品数量、金额和账面记录随时一致，将商品依照重要性区分成不同等级后赋予不同循环盘点码，再运用信息工具进行周期性的循环盘点。

抽样盘点。由审查部门或其他管理部门所发起的突击性质的盘点，目的在对仓储管理部门是否落实管理工作进行审核。抽样盘点可针对仓库、商品属性、仓库管理员等不同方向进行。

临时盘点。因为特定的目的对特定商品进行的盘点。

盘点的目的和原则

存货是一切经营活动的起点也是落脚点。门店营运存在损耗是难以避免的，其中有的损耗是难以统计和计算的，有的损耗是可以看见和控制的。而门店的竞争，某种层面来说就是要保持合理的存货，通过科学盘点把握存货的真实状况，是解决高存货或负存货的根本，这有利于降低损耗，提高存货周转率，提升门店竞争力。

通过盘点，可达到如下目的：

确认存货真实性，调节差异，使料帐相符；

掌握盘点周期内的盈亏状况，评估存货管理绩效；

确认存货损坏情况及数量，确认损耗较大的商品组和单品，加强管理；

发觉门店营运问题，发掘并清除滞销品、临近过期商品，进一步强化物流及营销管理；

一些盘点也是为了财务管理和外部审计的需要。

为达到上述目的，需要坚持以下原则：

全面性原则。见物盘物，按实物摆放次序，逐一盘点所有的存货，不遗漏商品；

独立性原则。盘点人员的独立性，防止内部作弊或弄虚作假，掩盖漏洞和失误；

分工化原则。盘点过程属流水作业，不同的人员负责不同的工作，完成各自职责即能保障结果准确性。

盘点结果的影响因素

盘点的标准作业程序，是先定义欲盘点的存货范围，并依据如库房、货位等信息，建立应盘数据，分配工作给盘点员，开始进行盘点，盘点结果数据导入信息管理系统，系统对比与原记录数量，产生盘盈亏报表。

盘点结果直接反映的是损耗，是衡量门店营运业绩的重要指标。盘点结果同样反映门店营运管理的漏洞，对于发现问题，解决问题具重要价值。盘点结果正确与否主要受以下三因素影响。

一是盘点人员。专业的盘点队伍，完全独立于门店员工和管理层，增加盘点结果的客观性。

二是盘点流程。盘前整理-初盘-复核-差异报告生成-双方核查确认-打印存货管理报告-提交盘点结果文件，严格的盘点流程确保盘点数据的准确性。盘点员在不知存货情况下工作，有序进行扫荡式盘点，保证数据收集的完整性。

三是盘点工具。专门的盘点设备和软件系统，使用数据终端机，只需扫描商品条形码，商品信息就会自动记录在数据终端机内，数据采集全程电子化；软件实时监控盘点过程每一步操作，出错时可追本溯源，保证结果真实性。

盘点团队的人员配置

合理的盘点组织是由公司总部成立的，独立于门店员工和管理层，客观、全面的发现问题和反馈信息。盘点经理负责盘点主管的工作安排以及组员分配，控制盘点总进度，对盘点流程的执行进行协调与监督，确保所有工作准确、完整的完成；盘点主管保证所盘区域盘点工作快速准确进行；盘点员则准确快速地完成商品扫描和数据上传；复核员复核区域盘点的SKU数、商品数量，确保初盘准确；抽查员则重点抽查金额大、单价高，且容易出错的品类；电脑操作员负责数据导入汇总和盘点报告的实时打印，并排除电脑硬件或者软件问题保证。